(Versie: 14 augustus 2019)
1. Onderwerp
1.1. In deze Privacyverklaring informeert de vereniging Maarssense Hockeyvereniging (MHV) hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, werknemers, bezoekers en gebruikers van haar website(s), app(s), accommodatie en evenementen en andere personen waarvan MHV persoonsgegevens verwerkt.
1.2. Door middel van deze Privacyverklaring geeft MHV uitvoering aan de informatieverplichtingen van artikel 13 en 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ('AVG').
1.3. In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:
(a) App: iedere app die door MHV beschikbaar wordt gesteld aan betrokkenen.
(b) Betrokkene: iedere persoon waarvan MHV als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt.
(c) Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.
(d) Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.
(e) Website: iedere website die door MHV wordt aangeboden, waaronder www.mhvmaarssen.nl of door MHV gebruikte sites binnen een social media dienst.
2. Algemeen
2.1. MHV verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Nederlandse wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze.
2.2. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de in artikel 3 beschreven doeleinden verwerkt.
2.3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan minimaal één van de volgende grondslagen uit de AVG:
(a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
(b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
(c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op MHV rust;
(d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
(e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan MHV is opgedragen;
(f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van MHV of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.
3. Doeleinden verwerking persoonsgegevens
3.1. MHV verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, meer in het bijzonder:
(a) het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;
(b) het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien, het beheer van teams, het registreren van blessures en het volgen van de ontwikkeling van spelers;
(c) het organiseren van evenementen van of op MHV, zoals borrels voor (oud-)leden, donateurs, relaties en/of sponsors;
(d) het faciliteren van de activiteiten van diverse doelgroepen binnen MHV, waaronder de organisatie van evenementen voor deze doelgroepen en het voeren van een ledenadministratie voor deze doelgroepen;
(e) het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van bardiensten;
(f) het beheer van de organisatie van MHV, zoals het administreren van de diverse commissies;
(g) het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van MHV, onder meer via elektronische post of App, bijvoorbeeld via de nieuwsbrief, al dan niet begeleid door gesponsorde inhoud;
(h) het screenen van vrijwilligers;
(i) het uitvoering geven van de Statuten en reglementen, waaronder die van de KNHB;
(j) de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;
(k) de persooneels- en salarisadministratie van haar werknemers;
(l) de administratie van haar vrijwilligers;
(m) het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of vrijwilliger;
(n) het vervaardigen en beschikbaar stellen van contactgegevens voor teamleden, commissies en evenementenorganisaties (waaronder bijvoorbeeld uw adres, elektronisch postadres en telefoonnummer);
(o) het aanbieden en beheren van besloten websites en Apps voor haar leden en vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van websites en Apps;
(p) het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie van MHV of ten behoeve van evenementen van MHV;
(q) de bevordering van het clubgevoel binnen MHV.
(r) het verrichten van analyses van persoonsgegevens ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden;
(s) ten behoeve van doeleinden waarover betrokkene vooraf separaat worden geïnformeerd;
(t) het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving.
3.2. Persoonsgegevens worden door MHV niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
4. Beeld en geluid
4.1. Tijdens de trainingen, wedstrijden en activiteiten bij of van MHV worden regelmatig foto's genomen en video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van MHV, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en/of App worden gebruikt.
4.2. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. MHV heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.
5. Cookies
5.1. MHV maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat de betrokkene invult op de website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de website en/of App op de desbetreffende betrokkene kan worden afgestemd en het niet nodig is dat persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.
5.2. MHV kan ook gebruik maken van analytische cookies om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website en App.
5.3. Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies kan doorgaans gevonden worden in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de website c.q. van de App werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.
5.4. Op de website www.mhvmaarssen.nl maakt MHV gebruik van Google Analytics. Dit is een dienst van Google waarbij Google cookies plaatst om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. De manier waarop Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt kunt u vinden bij het document "Hoe Google gegevens gebruikt wanneer u sites of apps van onze partners gebruikt", te vinden op www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.
5.5. Voor zover MHV gebruikt maakt van andere cookies, kunnen betrokkenen daarover separaat geïnformeerd worden bij het bezoeken van de betreffende website of App en indien wettelijk vereist zal daartoe om toestemming worden gevraagd.
6. Ontvangers van persoonsgegevens
6.1. MHV deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, behoudens voor zover dit artikel anders bepaalt.
6.2. Ten behoeve van de organisatie van activiteiten waarvoor een betrokkene zich heeft opgegeven, is MHV gerechtigd de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie betrokken derden. Zo worden in het kader van de organisatie van de hockeycompetitie gegevens van leden en vrijwilligers (zoals scheidsrechters) doorgegeven aan de KNHB en andere clubs.
6.3. MHV kan het adressenbestand van haar leden en vrijwilligers beschikbaar stellen aan haar sponsors voor een mailing.
6.4. MHV kan persoonsgegevens aan een derde verstrekken indien zij daartoe de toestemming van betrokkene heeft verkregen.
6.5. MHV kan ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve activiteiten verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van de salarisadministratie. Ook kan MHV ten behoeve van de technische ondersteuning van haar processen verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld aanbieders van cloudcomputerdiensten. Met verwerkers zal een overeenkomst worden gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt, onder andere met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.
6.6. MHV kan persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van MHV in het belang van haar betrokkene is.
7. Bewaartermijn
7.1. MHV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in artikel 3 bedoelde doeleinden.
7.2. Tenzij betrokkene toestemming geeft voor een langere bewaartermijn, worden gegevens in de ledenadministratie maximaal tot 7 jaar na einde lidmaatschap bewaard (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht en fiscale bewaartermijn). Daarna kunnen de gegevens worden overgebracht naar een archiefbestand, dat alleen toegankelijk is voor gebruikers die daartoe door het bestuur van MHV zijn geautoriseerd. De gegevens in het archiefbestand worden voor onbepaalde duur bewaard.
8. Beheer persoonsgegevens
Dat gaat via Mijn MHV, leden en vrijwilligers kunnen de eigen persoonsgegevens zelf inzien en bewerken via hun persoonlijk account op ‘Mijn MHV’, bereikbaar via de website www.mhvmaarssen.nl. Ook kan men contact opnemen met [email protected].
9. Rechten betrokkene
9.1. Betrokken heeft het recht MHV te verzoeken om inzage van persoonsgegevens en om MHV te verzoeken om rectificatie of wissing van de persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht om gegevensoverdraagbaarheid te verlangen, een en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG daaraan stelt.
9.2. Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, heeft betrokkene het recht heeft de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
9.3. Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.
9.4. Indien betrokkenen om de verstrekking van persoonsgegevens wordt verzocht, zal MHV de gegevens die optioneel zijn als zodanig identificeren. De gegevens die bij aanvraag lidmaatschap of aanmelding als vrijwilliger worden gevraagd en die niet als optioneel zijn geïdentificeerd, heeft MHV nodig om aan haar wettelijke plichten te voldoen dan wel om haar verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren, waaronder het uitoefenen van haar rechten krachtens de statuten reglementen van MHV. Indien deze verplichte gegevens niet worden verstrekt, is MHV gerechtigd de aanvraag niet in behandeling te nemen.
10. Contact
Verzoeken aan MHV met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan [email protected] of per post aan MHV, Oostwaard 32, 3602 AA Maarssen.
11. Wijzigingen
MHV behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen.
© Maarssense Hockeyvereniging 2019 Datum publicatie 14 augustus 2019